Personvernpraksis for rekruttering ved hjelp av Teamtailor
Tjenesten for håndtering av rekrutteringer og forenkling av ansettelsesprosessen ("Tjenesten") drives av Teamtailor AB på vegne av Duett AS. Det er viktig at personene som bruker Tjenesten ("Brukerne") føler seg trygge med og blir informert om hvordan vi håndterer brukerens personopplysninger i rekrutteringsprosessen. Vi arbeider for å opprettholde høyest mulig standard for beskyttelse av personopplysninger. Vi behandler, administrerer, bruker og beskytter brukerens personopplysninger i samsvar med denne personvernpraksisen ("personvernpraksis").
1. Generelt
Duett AS er behandlingsansvarlig i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Brukernes personopplysninger behandles med formål om å administrere og tilrettelegge for rekruttering av medarbeidere til virksomheten vår.
2. Innhenting av personopplysninger
Duett AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene som Brukerne bidrar med til Tjenesten og for personopplysningene vi på andre måter innhenter for bruk med Tjenesten.
Hvordan og når vi innhenter personopplysninger?
Duett AS innhenter personopplysninger om Brukerne når de;
- Oppretter en søknad gjennom Tjenesten eller på annen måte, legger til personopplysninger om seg selv, enten personlig eller ved å bruke en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.
- Bruker Tjenesten til å få kontakt med våre medarbeidere, legger til personopplysninger om seg selv, enten personlig eller ved å bruke en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.
- Oppgir identifiserbare opplysninger i chat (levert via nettstedet som bruker Tjenesten) knyttet til en rekrutteringspross.
Vi innhenter opplysninger fra tredjeparter, slik som Facebook, LinkedIn og gjennom andre offentlige kilder. Dette kalles "sourcing" og utføres manuelt av våre medarbeidere eller automatisk i Tjenesten.
I noen tilfeller kan eksisterende medarbeidere komme med anbefalinger om potensielle søkere. Medarbeiderne legger da til personopplysninger om potensielle søkere og potensielle søkere får da umiddelbart et varsel og forespørsmål om de samtykker i at det lagres opplysninger om dem. Dersom en potensiell søker ikke samtykker, blir personopplysningene slettet umiddelbart. Dersom den potensielle søkeren samtykker, anses den potensielle søkeren som en bruker relatert til denne personvernpraksisen, og vil bli informert om behandlingen.
Personopplysningstypene som innhentes og behandles
Kategoriene for personopplysninger som kan innhentes gjennom Tjenesten, kan brukes til å identifisere fysiske personer fra navn, e-post, bilder og videoer, informasjon fra Facebook- og LinkedIn-kontoer, svar på spørsmål som stilles gjennom rekrutteringen, titler, utdannelse og annen informasjon som brukeren eller andre har oppgitt gjennom Tjenesten. Duett AS innhenter kun opplysninger som er relevant for rekrutteringsprosessen.
Formål og lovlighet for behandlingen
Formålet for innhenting og behandling av personopplysninger er å administrere rekruttering. Lovligheten forankres i jobbsøker/brukers aktive samtykke i registrering av personopplysninger
Anonymiserte opplysninger (opplysninger der identiteten er fjernet fra datamaterialet) vil kunne benyttes til analyser eller markedsundersøkelser.
Samtykke fra den registrerte
Brukeren samtykker til behandlingen av personopplysningene sine, med formål om at behandlingsansvarlig håndterer rekruttering. Brukeren samtykker til at personopplysninger innhentes gjennom Tjenesten når:
- Brukeren registrerer en søknad gjennom Tjenesten, legger til personopplysninger om seg selv enten personlig eller ved å bruke en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.
- Behandlingsansvarlig bruker eksterne sourcing-verktøy for å legge til tilleggsinformasjon.
- Når brukeren registrerer seg i Connect-tjenesten for å koble seg til behandlingsansvarligs for åpne søknader (Connect-tjenesten). Da ved å selv legge til personopplysninger om seg selv personlig eller ved å bruke en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.
Brukeren samtykker også til at behandlingsansvarlig innhenter offentlig tilgjengelig informasjon om brukeren og benytter disse i rekrutteringsprosessen.
Brukeren samtykker i at personopplysningene innhentes i samsvar med ovenstående og vil bli behandlet i henhold til avsnittene nedenfor om Lagring og overføring og Hvor lenge personopplysningene vil bli behandlet.
Brukeren har rett til å trekke tilbake sitt samtykke når som helst, ved å kontakte behandlingsansvarlig gjennom kontaktdetaljene oppført i avsnitt 9. Bruk av denne retten kan imidlertid bety at brukeren ikke kan søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke Tjenesten.
Lagring og overføringer
Personopplysningene som innhentes gjennom Tjenesten lagres og behandles innenfor EU/EØS, et tredjeland som EU-kommisjonen anser å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller behandles av leverandører som har inngått bindende avtaler som fullt ut overholder lovligheten av tredjelandsoverføringer eller hos andre leverandører med tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å beskytte rettighetene til de registrerte med opplysninger som overføres. For å innhente dokumentasjon om slike tilstrekkelige sikkerhetstiltak, kontaktes vi ved hjelp av kontaktinformasjonen som er oppført i avsnitt 9.
Hvor lenge personopplysningene behandles
Dersom en bruker ikke trekker samtykket for behandlingen av sine personopplysninger, blir personopplysningene lagret og behandles i inntil 24 måneder. For at vi skal fortsette å lagre data ut over 24 måneder, må brukeren aktivt samtykke i dette. Brukeren vil motta et varsel og må da aktiv melde tilbake til Duett AS om at data skal forbli lagret i systemet
Hvis du som bruker ikke ønsker å få personopplysningene dine behandlet for dette formålet (fremtidig rekruttering), kontaktes vi ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 9.
3. Brukerrettigheter
Brukere har rett til å be om informasjon om personopplysningene som behandles av oss. Det gjøres ved å varsle oss skriftlig ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 9. Brukere har rett til en (1) kostnadsfri kopi av personopplysningene som tilhører dem. For ytterligere forespurte kopier, har behandlingsansvarlig rett til å kreve en rimelig avgift på grunnlag av de administrative kostnadene for et slikt krav.
Brukere har rett til å få korrigert feilaktige personopplysninger om seg selv. Det gjøres ved å varsle oss skriftlig ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 9.
Brukeren har rett til å kreve sletting eller begrensning av behandlingen av personopplysninger.
Brukeren har rett til å tilbakekalle ethvert samtykke til behandling brukeren har gitt til behandlingsansvarlig. Bruk av denne retten kan imidlertid bety at brukeren ikke kan søke på en bestemt jobb eller på annen måte bruke Tjenesten. Dersom samtykket trekkes tilbake, vil personopplysningene slettes så snart som mulig og senest innen 14 dager.
Brukeren har under visse omstendigheter rett til dataportabilitet, som betyr en rett til å få personopplysningene og overføre disse til en annen behandlingsansvarlig, så lenge dette ikke påvirker andres rettigheter og friheter.
Brukeren har rett til å klage til tilsynsmyndigheten vedrørende behandling av personopplysninger knyttet til seg, dersom brukeren mener at behandling av personopplysningene bryter med de juridiske rammene i personvernforordningen.
4. Sikkerhet
Vi prioriterer personlig integritet og arbeider aktivt for at personopplysningene til Brukerne behandles med største forsiktighet. Vi benytter tiltak som med rimelighet kan forventes for å sikre at personopplysningene til brukere og andre behandles trygt og i samsvar med denne personvernpraksisen og personvernforordningen.
Det er brukerens ansvar at påloggingsinformasjonen holdes hemmelig.
5. Overføring av personopplysninger til tredjepart
Vi vil ikke selge eller på annen måte overføre Brukernes personopplysninger til tredjeparter.
Vi kan overføre Brukernes personopplysninger til;
- våre underleverandører og deres underleverandører igjen. Disse vil da opptre som henholdsvis databehandler og underdatabehandler.
- Myndighetene ved mistanke om kriminalitet hvis det kreves av oss i henhold til lov.
Vi overfører bare Brukernes personopplysninger til tredjeparter vi har tillit til. Vi velger samarbeidspartnere nøye, for å sikre at brukerens personopplysninger behandles i henhold til gjeldende lovgivning. Duett AS har inngått databehandleravtale med selskapet som tilbyr Tjenesten, Teamtailor AB. Teamtailor AB er forpliktet, gjennom databehandleravtale med Duett AS, i å ivareta personopplysninger, også gjennom sine underleverandører, på vegne av Duett AS og på en måte som er i henhold til denne personvernpraksis og personvernforordningen.
6. Innsamlede opplysninger (ikke-identifiserbare personopplysninger)
Vi kan dele innsamlede opplysninger med tredjeparter. Disse opplysningene har blitt innhentet gjennom Tjenesten, og kan for eksempel bestå av statistikk over internettrafikk eller den geologiske plasseringen for bruken av Tjenesten. De samlede opplysningene inneholder ikke informasjon som kan brukes til å identifisere enkeltpersoner, og er dermed ikke personopplysninger.
7. Informasjonskapsler
Når brukere bruker Tjenesten, kan informasjon om bruken lagres som informasjonskapsler. Informasjonskapsler er passive tekstfiler som lagres i nettleseren på brukerens enhet, slik som en datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett, ved bruk av Tjenesten. Vi bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen av Tjenesten, og for å innhente informasjon om for eksempel statistikk om bruken av Tjenesten. Dette gjøres for å sikre, opprettholde og forbedre Tjenesten. Informasjonen som innhentes gjennom informasjonskapslene kan i noen tilfeller være personopplysninger, og er i slike tilfeller regulert av våre retningslinjer for informasjonskapsler.
Brukere kan når som helst deaktivere bruken av informasjonskapsler ved å endre de lokale innstillingene på enhetene sine. Deaktivering av informasjonskapsler kan påvirke opplevelsen av Tjenesten, for eksempel deaktivere noen funksjoner.
8. Endringer
Ved endringer i personvernpraksisen vil vi varsle Brukerne ved å informere om dette via e-post, samt at siste versjon av personvernpraksisen alltid er tilgjengelig gjennom Tjenesten.
9. Kontakt
Spørsmål, ytterligere informasjon om vår håndtering av personopplysninger eller for å få kontakt med oss angående andre henvendelser, benyttes kontaktinformasjonen nedenfor; Duett AS so@duett.no
